Перейти к содержанию
Aplora
Маркетинг и digital-агентства
Document & Reporting Automation

Компания под NDA

Первые десять дней месяца перестали уходить на отчёты клиентам

Digital-агентство в ЕС ведёт SEO, PPC и SMM для нескольких клиентов на ретейнере. Каждому клиенту в начале месяца уходит персональный отчёт, собранный вручную из рекламных кабинетов и аналитики.

Опубликовано: 2026-08-24 · обновлено: 2026-08-24

Распечатанные графики и калькулятор на столе, человек сводит показатели
Иллюстративное фото рабочего контекста, а не снимок контура клиента

  • Время подготовки ежемесячного отчёта

    10 дней → 5 минут

  • Число проектов при том же составе команды

    +30%

  • Экономия на ручной работе в месяц

    ≈$5 000

Коротко

  • Проблема: отчётность собиралась вручную и занимала первые 8–10 дней месяца, задерживая и работу, и оплаты.
  • Решение: автоматический сбор данных, единое определение показателей, черновик отчёта по шаблону клиента и проверка по чек-листу.
  • Результат: отчёт готовится за минуты вместо дней, агентство ведёт на 30% больше проектов тем же составом.
  • Системы: рекламные кабинеты, аналитика, шаблоны отчётов, e-mail.

Контекст

  • Digital-агентство полного цикла: SEO, PPC и SMM на ретейнере; название под NDA.
  • Регион: ЕС.
  • Объём процесса: ежемесячный отчёт каждому клиенту, персональный по составу услуг.
  • Команда: специалисты по направлениям плюс аккаунт-менеджеры, которые и собирали отчёты.
  • Системы: рекламные кабинеты, системы аналитики, шаблоны отчётов; часть интеграций под NDA.
  • Ограничение стало заметным при росте числа клиентов: время на отчётность росло линейно, а платить за него было некому — эта работа клиенту не выставляется.

Исходное состояние

Исходные метрики с указанием источника. Без них любой последующий результат не с чем сравнивать.
Потери≈$5 000 в месяц

Оценка агентства по собственным ставкам

  • 8–10 дней месяца уходят на отчёты вместо проектов
  • Согласования затягиваются, оплаты сдвигаются следом
  • Каждый новый клиент означает переработки или найм
  • Цифры в отчёте расходятся между источниками
  • До начала работ зафиксированы: время подготовки одного отчёта, число рабочих дней в начале месяца, занятых отчётностью, и число проектов на текущем составе команды.
  • Источник данных: собственный учёт агентства.
  • Отдельно зафиксировано, какие показатели попадают в отчёт: до этого один и тот же показатель у разных клиентов считался по-разному, и без единого определения автоматизировать было нечего.
  • Дат периода и формулы расчёта за числами нет, поэтому они опубликованы как результат по отчёту.

Диагностика

Какие гипотезы рассматривались, почему выбрали эту, какие допущения приняли и при каком условии остановились бы.
  • Рассматривались три гипотезы: нужен ещё один аккаунт-менеджер, нужен готовый BI-инструмент, нужно убрать ручную сборку.
  • Выбрана третья: замер показал, что время уходит не на выводы, а на копирование чисел между вкладками — то есть на работу, которая не требует человека.
  • Допущение: показатель, попадающий в отчёт, можно определить однозначно для всех клиентов. Допущение проверялось на прошлых отчётах — и частично не подтвердилось: два показателя пришлось переопределить вручную.
  • Критерий остановки: если после сведения данных черновик отчёта требует правки больше чем наполовину, автоматизация не окупается и работа останавливается.

Что внедрили

  • Источники данных: рекламные кабинеты по каждому каналу, системы аналитики, внутренний учёт работ.
  • Бизнес-правила: словарь показателей — одно определение на все отчёты, с указанием источника для каждого.
  • AI-компоненты: черновик комментария к динамике и сборка отчёта по шаблону клиента.
  • Интеграции: рекламные платформы, аналитика, почта.
  • Human checkpoints: отчёт уходит клиенту только после проверки по чек-листу. Выводы и рекомендации подписывает аккаунт-менеджер — за них отвечает человек, а не шаблон.
  • Мониторинг: доля отчётов, потребовавших правки, отслеживается отдельно. Её рост означает, что источник данных изменился и словарь показателей пора пересматривать.

Изменение процесса

Было

7 шагов
  1. Открыть кабинет каждого канала
  2. Скопировать показатели в таблицу
  3. Свести и пересчитать вручную
  4. Собрать отчёт по образцу прошлого месяца
  5. Написать комментарии
  6. Согласовать внутри команды
  7. Отправить клиенту

Стало

5 шагов
  1. Данные собираются из источников автоматически
  2. Показатели считаются по словарю — одинаково для всех
  3. Черновик отчёта по шаблону клиента
  4. Проверка по чек-листу, выводы подписывает аккаунт
  5. Отправка клиенту вместе с планом работ

Что упиралось

Первые 8–10 дней месяца команда занималась сборкой отчётов, а не работой по проектам. Согласования затягивались, оплаты сдвигались следом, и каждый новый клиент означал либо переработки, либо найм.

  1. 1Данные собираются из источников автоматически
  2. 2Показатели считаются по словарю — одинаково для всех
  3. 3Черновик отчёта по шаблону клиента
  4. 4Проверка по чек-листу, выводы подписывает аккаунт
  5. 5Отправка клиенту вместе с планом работ
  6. Замер результата

Результаты

Время подготовки ежемесячного отчёта

10 дней → 5 минут

По данным: Данные агентства: замер по процессу до и после внедрения

Число проектов при том же составе команды

+30%

По данным: Данные агентства: сравнение числа проектов при неизменном штате

Экономия на ручной работе в месяц

≈$5 000

По данным: Оценка агентства по собственным ставкам: мы не видели ни табеля, ни расчёта, поэтому это оценка, а не измерение

Экономический эффект

  • Эффект — высвобожденное время аккаунт-менеджеров и специалистов, которое раньше уходило на неоплачиваемую работу.
  • Оценка экономии — расчёт самого агентства по своим ставкам. Мы её не проверяли: ни табеля, ни ставок нам не показывали, и выдавать эту цифру за измеренную было бы неправдой.
  • Оборот денег ускорился как побочный эффект: отчёт уходит в первый рабочий день, а не на десятый, и согласование с оплатой сдвигаются вместе с ним.
  • Стоимость владения: словарь показателей требует сопровождения — рекламные платформы меняют состав метрик, и отчёт ломается первым.

Adoption

  • Отчётность перестала быть авралом начала месяца и стала обычной операцией.
  • Клиенты получают отчёт в стабильном формате и в предсказуемый срок — это оказалось важнее скорости.
  • Владелец решения — руководитель агентства: он же владеет словарём показателей.
«Раньше первые 8–10 дней месяца съедала отчётность. Сейчас отчёты собираются за минуты, всё стандартизировано и прозрачно — команда тратит время на результат для клиентов, а не на ручную сборку.»

Компания под NDA — Руководитель агентства (NDA)

Что дальше

  • Масштабирование: тот же контур на квартальные и годовые отчёты.
  • Следующая инициатива: подготовка коммерческих предложений — те же данные, другой документ на выходе.
  • Что решили не делать: отдавать системе выводы и рекомендации. Черновик комментария она пишет, но подписывает его человек — рекомендация без ответственного не имеет цены.

Есть похожий процесс? Проверим, переносима ли гипотеза на ваш контекст

Результат другой компании не является обещанием. Но он показывает, где искать.

Все кейсы